Office 365 Planung - Gute Planung ist die halbe Miete


Die Einrichtung von Office 365 ist für versierte Anwender zwar recht einfach. Dennoch gilt es, sich vorab ein paar Gedanken zu machen, damit Sie Office 365 optimal nutzen können


Wir empfehlen die folgenden sechs Schritte:


ein Werkzeug
Planen Sie Schritt für Schritt


Fragen Sie sich kritisch, welche Funktionen Sie in welcher Reihenfolge verfügbar machen wollen. Ratsam ist es, mit Exchange Online und der Office Suite zu starten. Aktivieren Sie dann nach und nach Funktionen wie Lync und OneDrive für Business. Planen Sie anschließend vor allem die SharePoint-Migration bis ins kleinste Detail. Hier lauern viele Fallstricke!

Dokumentenmanagement
Erstellen Sie einen Governance-Plan


Aller Anfang muss nicht schwer sein. Und im Laufe der Zeit wird Ihr Office 365-Portal wachsen. Mit Hilfe eines Governance-Planes steuern Sie die Entwicklung des Portals. Welche Office 365-Tools setzen Sie zu welchem Zweck ein? Wer ist der Ansprechpartner? Wie stellen Sie Wartung und Support sicher? Wer ist verantwortlich für die Erstellung und Durchsetzung von Compliance-Richtlinien? Unser Rat: Ihr Governance-Plan sollte nicht von vornherein alle Eventualitäten abdecken. Er wird gemeinsam mit Ihrem Office 365 wachsen.

Abbildung von Prozessen
Beziehen Sie Ihre Anwender mit ein!


Ihre Office 365-Plattform ist kein fertiges Endprodukt. Sie wird wachsen und sich ständig verbessern. Um eine maximale Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen, sollten Sie regelmäßig kurz und knapp über neue Features informieren. Bieten Sie immer wieder interne Trainings an und erstellen Sie Anleitungen. Auch von Microsoft bereitgestellte Informationen können Sie gefiltert an die Anwender weitergeben.

Social Media
Lernen Sie Ihre Admins kennen


Die optimale Verwaltung von Office 365 erfordert unterschiedliche Kompetenzen. So müssen etwa SharePoint, Exchange und die Rechnungsverwaltung administriert werden. Delegieren Sie diese Aufgaben und bestimmen Sie geeignete Admins.

die zentrale Informationsplattform
Prüfen Sie Ihre bestehende SharePoint-Umgebung genau

Im Laufe der Zeit hat sich Ihre on-premises-Umgebung sicher in viele Richtungen weiterentwickelt. Vor der Migration zu Office 365 sollten Sie sehr kritisch alle Eigenentwicklungen und alte Features prüfen. Sind diese in Zukunft noch nötig? Müssen sie neu programmiert werden? Nutzen Sie eigene Masterpages, die ersetzt werden müssen? Prüfen Sie vor allem auch die vorhandenen Datenmengen, denn davon ist die Dauer der Migration abhängig. Ist es sinnvoll, alle Daten direkt hochzuladen? Ist Drive Shipping eine Variante? Oder wollen Sie Ihr SharePoint komplett neu strukturieren? Dann ist vielleicht eine Migration mit einem Drittanbieter-Tool wie ShareGate sinnvoll.

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Macht vielleicht auch ein SharePoint Hybrid-Modell Sinn?


Komplexe, gewachsene SharePoint-Systeme mit vielen Modifikationen müssen nicht in jedem Fall ersetzt werden. Prüfen Sie also, ob der Aufbau einer hybriden SharePoint-Umgebung Ihren Anforderungen besser entspricht.


Pläne und Preise

Office 365 ist in seiner Vielfalt enorm komplex. Das spiegelt sich auch in den Plänen und Preisen wider. Es gibt eine grobe Unterteilung in Office- und Enterprise-Pläne. Alle Details finden Sie aktuell auf den Seiten von Microsoft.

Business Pläne für kleine Unternehmen

Business-Pläne bieten Ihnen eine komplette Office Suite für PC und Mac für bis zu 5 PCs pro Nutzer, 1TB Speicher pro Nutzer, ein soziales Netzwerk für Unternehmen und Videokonferenzen mit Skype for Business.

Enterprise Pläne für große Unternehmen

Alle Funktionen der Business-Pläne sowie zusätzlich Complicance-Funktionen, Telefon- und Videokonferenzen, Informationsschutz durch Rechtemanagement (DRM), rechtssichere E-Mail-Archivierung und viel mehr.


Auch für:
Gemeinnützige Vereine [ Non-Profit ], Bildungseinrichtungen [ Education ], Behörden [ Government ], Privat [ Home ]

Schnell gemacht: Eine grenzenlose Verknüpfung

Damit sich Office 365 automatisch in Ihr Unternehmen integriert, müssen Sie die Anmeldedaten zwischen Ihrer Domäne und Office 365 synchronisieren. Zwei Varianten stehen dabei zur Auswahl:

Einfacher User Sync: Die Benutzer werden in Office 365 und on-premises angelegt und nur die Login-Daten werden synchronisiert. Dabei werden alle Nutzer zweimal angelegt, nämlich in Office 365 und in AD. Diese Variante empfehlen wir für kleine Installationen.

ADFS Sync: Ihr Active Directory ist dabei das führende System. Die Anmeldedaten und ein Hash-Wert vom Passwort-Hash werden nach Office 365 synchronisiert.

Die Vorteile:

  • Die Verwaltung von Nutzerkonten erfolgt weiterhin nur im AD.
  • Sperrungen von AD-Usern gelten auch in Office 365.
  • Multi Factor Auth, Self Service Password Reset, Mobile Device Management uvm.